Implementación Lecciones Aprendidas
1. Objetivo
Presentar mecanismos y formas prácticas de implementar las lecciones aprendidas en empresas que desarrollan proyectos, buscando la generación del conocimiento de la compañía y evitando repetir situaciones no deseables (reprocesos, sobre costos, riesgos que vuelven y ocurren).
Nota: Este contenido es libre y puede ser utilizado en beneficio de quien lo necesite,, señalando el texto y copiándolo y pegándolo en un archivo de texto. Fue escrito con base en el conocimiento y múltiples experiencias en gestión de proyectos por Jaime Granados Roa (Cel.: 57-320 916 4097, email: jgranados@diprotech.co). Cualquier sugerencia es bienvenida, no contiene derechos de autor.
2. Definiciones
Lección por aprender: Es una situación ocurrida, que pudo ser un éxito o generación de beneficios o una situación a mejorar. Es por aprender porque derivado de este suceso se podrá implementar la lección por aprender, amplificándola si es un éxito y buscando su reiteración o mitigando las situaciones de mejora a través de establecer planes de acción para esto.
Las lecciones por aprender son base para la gestión del conocimiento de una compañía.
Lección aprendida: Es la lección por aprender que se ha implementado en la compañía y que es de aplicación cotidiana.
3. Metodologías para implementar lecciones aprendidas
Las lecciones por aprender se pueden convertir en aprendidas bajo diferentes metodologías de implementación, detro de las cuales citamos las principales:
3.1. Priorización de las lecciones por aprender e identificación de planes de mejora
El primer paso será la consolidación de una base de datos de las lecciones por aprender, la cual se recomienda se realice con un aplicativo tipo base de datos (que se pueda alimentar fácilimente por diferentes actores y vía Internet).
Las lecciones por aprender deben ser evaluadas (identificación de lo que sucedió, la causa raíz, los impactos generados y en medida de lo posible la cuantificación de los impactos), lo que permite una priorización según el beneficio que se pueda conseguir para la compañía.
Las lecciones por aprender que son un éxito, resultado de situaciones positivas que salieron bien, deben evaluarse y buscar los mecanismos o planes de mejora para que se vuelvan a repetir.
Las lecciones que son un dolor de cabeza, que generaron reprocesos, sobre costos, incidentes o eventualidades no planeadas o no deseadas, una vez priorizadas (teoría de pareto), deben establecerse los planes de mejora (para las prioritarias y que generan mayor impacto en caso de volverse a repetir).
Los planes de mejora, son acciones no cotidianas, enfocadas en la causa raíz de cada lección (la causa principal o base o el por qué ocurrió el evento).
En el momento de redactar un plan de mejora, tenga presente que la primera palabra será un verbo en infinitivo (terminado en ar, er o ir), para denotar una acción directa. (Ej: Asegurar, Revisar, Detener, se deben evitar verbos que puedan generar confusión en la acción como propender).
3.2. Generación de procedimientos y estándares de compañía o actualización de existentes
Aquellas compañías que aprenden de sus experiencias (situaciones vivenciadas, evaluadas, clasificadas, cuantificadas, priorizadas y con establecimiento de planes de mejora), evalúan la mejora de sus procesos y con la identificación de los planes de mejora los incluyen en los procedimientos y estándares de compañía, de modo que se vuelva en una situación de continuo hacer.
De esta manera se obtiene un gran aprendizaje a nivel compañía y se tienen como resultado lecciones aprendidas implementadas en sus procedimientos.
3.3. Implementación en forma específica para proyectos de inversión
En el caso puntual de un proyecto, que generalmente es algo temporal (menos de un año o incluso hasta 5 años en promedio), se propone el siguiente paso a paso:
- Verifique e investigue las lecciones por aprender identificadas de otros proyectos anteriores y ojalá similares (en este caso adquiere mayor importancia la existencia de una base de datos en donde este consolidada la información).
- Revisé las lecciones adquiridas, una por una, pensando en la aplicación del proyecto en curso (las lecciones que apliquen son aquellas que tengan características similares con situaciones o eventos que se puedan repetir, causas similares que puedan generar eventos).
- Liste las lecciones aplicables, preferiblemente con la siguiente información:
* Texto de la lección por aprender.
* Descripción de la situación que ocurrió y que fue base para redactar la lección por aprender.
* Causas que la originaron (por qué ocurrió el evento).
* Impactos y su cuantificación.
* Área afectada.
* Momento del proyecto en el cual ocurrió (fase o etapa: planeación, construcción, pruebas, etc).
* Planes de mejora propuestos y sus responsables.
- Incluya una columna adicional en donde califique el grado en que pueda aplicar esta lección al proyecto, puede ser una calificación numérica de 1 a 5, en donde 5 sea aplicación o impacto mayor.
- Califique la aplicación de cada lección en el proyecto.
- Ordene las lecciones según la calificación y en siguiente instancia, según la etapa y área del proyecto.
- Coordine una reunión con el equipo base del proyecto y revisen las lecciones con mayor pobabilidad de ocurrir en el proyecto y con mayor grado de impacto. A estas lecciones seleccionadas y con el equipo convocado, evalúe su real aplicación y generen planes de acción específicos enfocados particularmente en el proyecto, asigne responsables y un mecanismo de seguimiento y control para verificar la ejecución de estos planes de mejora.
Nota: Una forma para aumentar la cultura de lecciones aprendidas es la institucionalización de emplear los primeros 5 minutos de cada reunión, para comentar una lección, sus causas, impactos y el cómo se ha hecho para la implementación de esta y la generación del conocimiento.
En algunas compañías, la implementación se inicia mediante la socialización de las lecciones por aprender. Un Gerente de proyecto podrá reunión a su equipo base y les expondrá las lecciones por aprender que pueden implementarse.
En algunas compañías, la implementación se inicia mediante la socialización de las lecciones por aprender. Un Gerente de proyecto podrá reunión a su equipo base y les expondrá las lecciones por aprender que pueden implementarse.
4. Evitar repetir el error
"Lo cruel no es tropezarse con la piedra, lo cruel es volverse a tropezar con la misma piedra".
Es increíble, pero muy probablemente encontrará compañeros de trabajo que argumenten las siguientes frases, dentro de la compañía o de un proyecto:
- Otra vez nos paso lo mismo.
- Para que voy a un taller de identificación de lecciones o de implementación de estas si lo único que hacemos es perder el tiempo.
- Por qué volvimos a caer en lo mismo.
- Esta empresa gasta mucha plata en la repetición de los errores, siempre nos pasa lo mismo.
La única forma de evitar el repetir el error, es a través de disciplina, cultura e implementaicón de mecanismos para la gestión de las lecciones aprendidas, como los descritos en el capítulo anterior.
5. Asignación de responsables, control y seguimiento
Una vez realizada la gestión de implementación de lecciones aprendidas, se debe tener claro los responsables para cada acción directa y los tiempos de aplicación, para generar un control y seguimiento, preferiblemente desde la Dirección.
6. Derechos de autor
Este artículo no tiene derechos de autor y es libre de utilizar por quien lo consideré útil para el desarrollo de sus actividades. La información se puede seleccionar con el mouse, copiar y pegar en una hoja de texto. En caso de copiar en forma exacta, favor hacer mención del autor. Mil gracias.
Espero que estos apuntes sean de su interés.
Mil gracias.
Para complementación de alguno de los puntos o mayor detalle, pueden contactar a:
Ing. Jaime Granados Roa
E-mail: jgranados@diprotech.co
Celular: (57) 320 916 40 97
Diprotech SAS
Ciudad: Bogotá - Colombia.Otros artículos que le pueden interesar:
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